KVKK AYDINLATMA METNİ
1. Amaç ve kapsam
İşbu Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”), Elmas Design markasının sahibi ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu olan [TAM TİCARİ UNVAN] (“Elmas Design”, “Şirket” veya “biz”) tarafından; [ALAN ADI] adresli internet sitesini (“Site”) ziyaret eden, üyelik oluşturan, ürün satın alan, kişiselleştirme içeriği yükleyen, iletişim kanallarımızı kullanan veya satış sonrası hizmet talep eden gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.
Bu metin, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişiyi bilgilendirmek amacı taşır. Aydınlatma yükümlülüğü, açık rızadan bağımsızdır. Bu metnin okunması veya onaylanması, açık rıza verilmesi anlamına gelmez. Açık rıza gereken pazarlama, reklam/profil oluşturma, zorunlu olmayan çerez veya benzeri işlemler için ayrıca, özgür iradeye dayalı ve geri alınabilir onay alınır.
2. Veri sorumlusunun kimliği
| Bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Veri sorumlusu | [TAM TİCARİ UNVAN] |
| Marka | Elmas Design |
| MERSİS No | [MERSİS NO] |
| Vergi dairesi/VKN | [VERGİ DAİRESİ – VKN] |
| Adres | [AÇIK ADRES] |
| Telefon | [TELEFON] |
| E-posta | [GENEL E-POSTA] |
| KVKK başvuru e-postası | [KVKK E-POSTA] |
| KEP | [KEP ADRESİ] |
3. İlgili kişi grupları
Bu Aydınlatma Metni; Site ziyaretçileri, üyeler, müşteriler, potansiyel müşteriler, hediye alıcıları/teslimat kişileri, müşteri adına iletişime geçen yetkililer, kurumsal müşteri çalışanları veya temsilcileri ve iletişim ya da satış sonrası destek kanallarımızı kullanan kişiler için geçerlidir.
Başka bir kişiye ait teslimat, iletişim veya kişiselleştirme içeriğini bize ileten kişi; bu bilgileri hukuka uygun şekilde paylaşmaya yetkili olduğunu ve gerektiğinde ilgili kişiyi bu Aydınlatma Metni hakkında bilgilendirdiğini teyit etmelidir.
4. İşlenen kişisel veri kategorileri
Elmas Design, kullanılan özellik ve işlemle sınırlı olmak üzere aşağıdaki verileri işleyebilir:
| Veri kategorisi | Örnek veriler |
|---|---|
| Kimlik bilgileri | Ad, soyadı; fatura düzenlenmesi için gerekliyse T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası; kurumsal müşteri yetkilisi bilgileri |
| İletişim bilgileri | Telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve fatura adresi |
| Müşteri ve sipariş işlem bilgileri | Üyelik ve sipariş numarası, sepet içeriği, satın alınan ürün, kişiselleştirme seçimi, sipariş tarihi, teslimat durumu, talep/şikâyet/iade/değişim kayıtları, yazışmalar |
| Finans ve ödeme bilgileri | Ödeme yöntemi, ödeme/iadeye ilişkin işlem ve provizyon bilgileri, kısmen maskelenmiş kart bilgisi, iade için gerekli olduğunda banka/IBAN bilgisi, fatura ve muhasebe kayıtları. Tam kart numarası, CVV/CVC ve kart şifresi Elmas Design tarafından saklanmaz; ödeme yetkili ödeme kuruluşu/banka altyapısında gerçekleştirilir |
| İşlem güvenliği ve teknik veriler | IP adresi, erişim zamanı, cihaz/tarayıcı/işletim sistemi bilgisi, oturum ve hata kayıtları, güvenlik olayları, çerez ve benzeri teknoloji kayıtları |
| Pazarlama ve tercih bilgileri | Ticari elektronik ileti izni/ret kaydı, kanal tercihleri, kampanya etkileşimleri; yalnızca hukuka uygun onay veya diğer geçerli işleme şartı bulunduğunda analiz ve segment bilgileri |
| Hukuki işlem ve uyum bilgileri | Resmî makam yazışmaları, uyuşmazlık ve dava/şikâyet dosyaları, denetim ve mevzuata uyum kayıtları |
| Görsel, işitsel ve kullanıcı içeriği | Kişiye özel ürün hazırlanması için müşterinin yüklediği fotoğraf, tasarım, metin, logo veya benzeri içerik; müşteri hizmetlerine gönderilen görsel/video kayıtları |
Elmas Design kural olarak sağlık, biyometrik veri, dinî inanç veya diğer özel nitelikli kişisel verileri talep etmez. Sipariş notu, fotoğraf, tasarım veya serbest metin alanlarına gerekli olmayan özel nitelikli veri ya da üçüncü kişilere ait hassas bilgi yüklenmemelidir. Böyle bir içerik hizmetin ifası için zorunlu değilse silinebilir veya yüklenmesi engellenebilir.
5. Kişisel verilerin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri
Kişisel veriler, KVKK’nın 4’üncü maddesindeki genel ilkelere uygun ve aşağıdaki işlem–amaç–hukuki sebep bağlantısı çerçevesinde işlenir:
| İşlem ve amaç | Başlıca veriler | KVKK kapsamındaki hukuki sebep |
|---|---|---|
| Üyelik oluşturma, hesabı yönetme, kimlik ve iletişim doğrulama | Kimlik, iletişim, müşteri işlem, işlem güvenliği | Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olma (m.5/2-c); veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f) |
| Sipariş alma, ödeme sonucunu takip etme, kişiye özel üretimi hazırlama, sözleşmeyi ifa etme | Kimlik, iletişim, sipariş, ödeme, kişiselleştirme içeriği | Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olma (m.5/2-c) |
| Ürünü kargoya verme, teslimatı takip etme ve alıcıyla iletişim kurma | Kimlik, iletişim, sipariş/teslimat | Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olma (m.5/2-c); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) |
| Fatura/e-arşiv düzenleme, muhasebe, vergi ve ticari defter süreçleri | Kimlik, iletişim, finans, sipariş | Kanunlarda açıkça öngörülme (m.5/2-a); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) |
| İade, cayma, değişim, ayıplı ürün, destek, talep ve şikâyet yönetimi | Kimlik, iletişim, sipariş, yazışma, görsel, hukuki işlem | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c); hukuki yükümlülük (m.5/2-ç); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) |
| Bilgi ve sistem güvenliği, dolandırıcılık/şüpheli işlem önleme, hata ve kötüye kullanım tespiti | İşlem güvenliği, sipariş, iletişim | Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç); temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Hukuki taleplerin takibi, denetim ve yetkili makam taleplerinin yanıtlanması | İlgili tüm kayıtlar | Kanunlarda açıkça öngörülme (m.5/2-a); hukuki yükümlülük (m.5/2-ç); hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e) |
| Hizmet kalitesi, iş süreçleri ve müşteri deneyiminin ölçülmesi | Talep/şikâyet, işlem ve tercihler | Temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (m.5/2-f); ticari elektronik ileti veya zorunlu olmayan izleme söz konusuysa ayrıca açık rıza/onay |
| Kampanya, tanıtım, reklam ve ticari elektronik ileti gönderimi | İletişim, pazarlama ve tercih bilgileri | Gereken durumlarda açık rıza (m.5/1) ve 6563 sayılı Kanun uyarınca ticari elektronik ileti onayı |
| Zorunlu olmayan analitik/reklam çerezlerinin çalıştırılması, kişiselleştirme ve ölçümleme | Çerez, cihaz, çevrim içi tanımlayıcı ve etkileşim verileri | Gereken durumlarda açık rıza (m.5/1). Zorunlu çerezler, hizmetin sunulması ve güvenlik için m.5/2-c veya m.5/2-f kapsamında işlenebilir |
Bir işlem için KVKK m.5/2’deki işleme şartlarından biri mevcutsa açık rıza talep edilmez. Açık rızaya dayalı işlemlerde rıza her zaman geri alınabilir; geri alma, geri alma tarihinden önce yapılan hukuka uygun işlemleri geçersiz kılmaz.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel veriler, amaçla sınırlı ve gerekli ölçüde, uygun sözleşmesel ve teknik tedbirler alınarak şu alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Sipariş bedelinin tahsili, taksit, provizyon, dolandırıcılık kontrolü ve iade işlemleri için [ÖDEME KURULUŞLARI/BANKALAR];
- Teslimat, iade ve lojistik süreçleri için [ANLAŞMALI KARGO/LOJİSTİK ŞİRKETLERİ];
- E-fatura/e-arşiv, muhasebe, vergi ve mali müşavirlik işlemleri için [E-DÖNÜŞÜM SAĞLAYICISI/MALİ MÜŞAVİR];
- Site barındırma, yazılım, veri tabanı, e-posta, çağrı/mesaj, canlı destek, yedekleme, siber güvenlik ve teknik bakım için [BT TEDARİKÇİLERİ];
- Ürünün üretim veya kişiselleştirme sürecinde zorunluysa, yalnızca ilgili sipariş verileriyle sınırlı şekilde [ÜRETİM TEDARİKÇİLERİ];
- Denetim, danışmanlık ve hukuki süreçler için avukatlar, denetçiler ve yetkili danışmanlar;
- Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya hakların korunması için mahkemeler, icra müdürlükleri, tüketici hakem heyetleri, arabulucular, kolluk, vergi idaresi ve diğer yetkili kamu kurumları.
Aktarımın hukuki sebebi; ilgili işleme göre KVKK m.5/2-a, c, ç, e veya f; açık rıza gereken işlemlerde ise KVKK m.5/1’dir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından KVKK m.6’daki şartlar ve Kurulca öngörülen yeterli önlemler uygulanır.
7. Yurt dışına kişisel veri aktarımı
Site veya hizmetlerde yurt dışında yerleşik/altyapısı yurt dışında bulunan bir barındırma, e-posta, analitik, reklam, güvenlik, müşteri destek ya da başka teknoloji sağlayıcısı kullanılması hâlinde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir. Böyle bir aktarım, yalnızca KVKK’nın 9’uncu maddesinde yer alan aşağıdaki mekanizmalardan uygun olanı sağlandıktan sonra gerçekleştirilir:
- Yeterlilik kararı bulunması;
- Uygun güvencelerden birinin sağlanması; örneğin Kurulca ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve süresinde Kuruma bildirilmesi, bağlayıcı şirket kuralları veya Kurulca izin verilen taahhütname;
- Kanunda öngörülen arızi hâllerden birinin somut olay bakımından mevcut olması.
Fiilî yurt dışı aktarım tablosu — yayın öncesi doldurulacaktır:
| Alıcı/sağlayıcı | Ülke(ler) | Aktarılan veri | Amaç | KVKK m.9 mekanizması |
|---|---|---|---|---|
| [SAĞLAYICI] | [ÜLKE] | [VERİ] | [AMAÇ] | [YETERLİLİK/UYGUN GÜVENCE/ARIZİ HÂL] |
Bu tablo boş bırakılmamalıdır. Yurt dışı aktarımı yoksa “Elmas Design tarafından yurt dışına kişisel veri aktarımı yapılmamaktadır” ifadesi kullanılmalı ve teknik yapı bu beyanı doğrulamalıdır.
8. Kişisel veri toplama yöntemleri
Kişisel veriler; Site üzerindeki üyelik, iletişim, sipariş, ödeme, kişiselleştirme, yorum ve iade formları; çerezler ve benzeri teknolojiler; e-posta, telefon, mesajlaşma ve müşteri destek kanalları; ödeme kuruluşları, bankalar, kargo şirketleri ve diğer işlem taraflarından gelen bildirimler; e-fatura sistemleri ile sunucu/sistem güvenlik kayıtları üzerinden otomatik veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.
9. Saklama ve imha
Kişisel veriler, işleme amacı için gerekli süre ve ilgili mevzuatta öngörülen asgari süre boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bir uyuşmazlık, denetim veya resmî talep bulunması hâlinde ilgili kayıtlar, hukuki sürecin ve zamanaşımı sürelerinin sonuna kadar kısıtlı olarak saklanabilir.
| Kayıt grubu | Genel saklama yaklaşımı |
|---|---|
| Sipariş, sözleşme, fatura, ödeme ve muhasebe kayıtları | İşlem tarihinden itibaren ilgili vergi/ticaret mevzuatı ve zamanaşımı süreleri uyarınca; kural olarak en fazla 10 yıl |
| Üyelik hesabı ve profil | Üyelik devam ettiği sürece; hesap kapanınca yalnızca hukuki yükümlülük veya hakların korunması için gerekli bölüm ilgili süre boyunca |
| İade, destek, şikâyet ve uyuşmazlık kayıtları | Talebin sonuçlanmasından sonra ilgili zamanaşımı süresince; somut kaydın niteliğine göre en fazla 10 yıl |
| Ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları | Onayın geçerliliğinin sona ermesinden veya ilgili kaydın oluşmasından itibaren mevzuatta öngörülen süre; mevcut düzenleme uyarınca 3 yıl |
| Kişiselleştirme için yüklenen görsel/tasarım dosyaları | Siparişin üretim ve satış sonrası kontrolü tamamlandıktan sonra [ÖR. 90/180 GÜN]; uyuşmazlık varsa süreç sonuna kadar. Yeniden sipariş arşivi sunuluyorsa bunun süresi ve hukuki sebebi ayrıca belirtilir |
| Sistem ve güvenlik logları | Güvenlik ve olay inceleme ihtiyacına göre [__ AY]; özel mevzuatla daha uzun süre zorunluysa ilgili süre |
| Çerezler | Gizlilik Politikası/çerez tablosunda her çerez için gösterilen gerçek süre |
Saklama süreleri, Elmas Design’ın kişisel veri işleme envanteri ve saklama-imha politikasıyla aynı olmalıdır.
10. Veri güvenliği
Elmas Design; kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla işin niteliğine uygun idari ve teknik tedbirleri alır. Bunlar; yetki ve erişim kontrolleri, güçlü kimlik doğrulama, güncel yazılım ve güvenlik yamaları, aktarım sırasında şifreleme, kayıt ve olay takibi, yedekleme, çalışan/tedarikçi gizlilik yükümlülükleri, veri minimizasyonu ve periyodik risk kontrollerini içerebilir. Hiçbir internet aktarımı mutlak güvenli olarak garanti edilemez; bir ihlal tespit edildiğinde KVKK ve Kurul düzenlemelerine uygun bildirim ve müdahale süreçleri işletilir.
11. KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamındaki haklarınız
İlgili kişi olarak veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7’nci maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
12. Veri sorumlusuna başvuru yöntemi
KVKK kapsamındaki başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçeyle şahsen veya noter/iadeli taahhütlü posta yoluyla: [AÇIK ADRES];
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla: [KEP ADRESİ];
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak: [KVKK E-POSTA/KEP];
- Sistemlerimizde daha önce kayıtlı ve kimliğinizle eşleştirilmiş e-posta adresinizden: [KVKK E-POSTA];
- Varsa Site üzerindeki KVKK Başvuru Formu üzerinden: [BAŞVURU FORMU URL].
Başvuruda ad-soyadı, başvuru yazılıysa imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri/iş yeri adresi; varsa bildirime esas e-posta, telefon ve faks bilgileri ile talep konusu bulunmalıdır. Kimlik doğrulaması amacıyla yalnızca ölçülü ve gerekli ek bilgi istenebilir.
Başvurular, niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Talebin kabul edilmesi veya hatanın Elmas Design’dan kaynaklanması durumunda alınan ücret iade edilir.
Veri sorumlusuna başvuru yolu tüketildikten sonra, KVKK’da belirtilen süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet hakkınız saklıdır.
13. Değişiklikler ve iletişim
Bu Aydınlatma Metni, veri işleme faaliyetleri veya mevzuat değiştiğinde güncellenebilir. Güncel metin Site’de yayımlanır; esaslı değişiklikler uygun kanallardan ayrıca duyurulur. Sorularınız için [KVKK E-POSTA] adresinden bize ulaşabilirsiniz.